从事外贸工作的人，常常会面临各种挑战，其中之一就是样品寄送的问题。许多外贸初学者在是否寄送样品给客户的问题上感到困惑，因为这涉及到样品费用、邮寄费用以及客户是否为有效客户等多重因素。然而，作为经验丰富的外贸从业者，我经常有这样的体会：对于老客户的样品寄送请求，我们可以按照公司的惯例进行操作。而对于新客户的样品需求，则需要根据具体情况进行差异化处理。
1. 先判断是否是有效客户
在新客户要求样品时，首先要评估其是否为有效客户，然后根据评估结果采取相应的应对措施。
如果你收到一封邮件，内容仅表达对贵司产品的兴趣，并提及订购数量巨大，但未具体指明产品种类。这种情况下，发件者很可能是无效客户。在这种情况下，你可以选择不进行样品寄送。但也不应忽视这样的询问，因为来者是客。建议给这类客户发送一份包含产品图片的报价单，以便试探对方的真实意图。同时，这也是一次免费宣传自己公司及产品的绝佳机会。
如果客户的邮件内容准确描述了你产品的型号，并展现了对产品的了解，并使用了行业术语，那么恭喜你，这样的客户很可能是有效的外贸客户。但是，仍需对这个客户进行进一步调查，以确保客户的可靠性。
如果客户提供了网站和联系方式，你可以登录客户的网站，了解其实力，并核对网站上的联系方式与邮件中的联系方式是否一致。有些客户声称是某国际知名企业的采购办事处。但其联系地址可能是某居民楼，或仅提供手机号码。遇到这种情况需要格外小心。
一般来说，国际知名贸易企业注重形象，不太可能将办公室设在居民楼中。一些冒牌外贸客户可能打着国际大公司的旗号进行欺骗，有时会以备案为名索取公司资料。对于这类客户，你可以通过查询该国际公司的官方网站，确认其在该地区是否设有办事处。
2. 样品寄送前要干什么？
确定需要进行样品寄送后，还需要进行一些必要的准备工作，以免出现意外情况。
1. 通过邮件与外贸客户确认样品的详细信息，包括型号、尺寸、颜色等规格，并最好附上相关图片。这样做有助于避免寄错样品，避免因此带来不必要的麻烦和损失。
2. 在样品寄送之前，最好与外贸客户就一些细节进行进一步确认，如最小订购量、付款条件和交易方式等。这样做有助于客户更加重视样品，同时也引导客户产生一旦样品通过即订货的心态。此外，这种做法也可以防止那些只索取样品却不打算订货的外贸客户望而却步。
3. 样品寄送费用谁付？
确定需要样品寄送后，谁来支付寄送费用是一件相当棘手的问题，处理不当可能会前功尽弃。
有些厂家害怕得罪外贸客户，不敢收取样品费和快递费，这样一开始就让客户占了上风，陷入被动境地。但实际上，没有必要如此。要想客户尊重你，就必须做到理直气壮、既有原则又有分寸。
1. 如果样品的价值不高，样品寄送到港澳台或国内外贸易公司时可以不收取样品费和快递费。因为这两项费用加起来并不太高，厂家完全可以免费为外贸客户提供样品寄送。
2. 如果样品价值不高，但由于体积较大或重量较重导致运费较高，可以要求外贸客户支付运费，而样品本身免费提供。
3. 如果样品价值较高，但运费较低，可以只收取样品费用。
4. 如果样品价值较高，同时寄送费用也较高，可以两者都收取。
5. 如果需要进行打样或开模，那么就需要额外收取打样费或开模费。
对于真诚希望与你合作的外贸客户，他们通常会理解你提出的合理费用。相反，缺乏诚意的客户才会拒绝你的合理要求。
我们遇到过的两个例子
然而，现实中的商业交易并不总是如上述五点那样简单明了，否则生意也太容易做了。
我们公司的销售代表小W曾遇到一位实力雄厚、口碑极佳的外贸客户。该客户在行业中信誉卓著。然而，在讨论样品和运费问题时，这位客户提出了一个疑问：如果收到的样品与他们预期不符或需要改进，那这样的样品岂不是会成为废品？客户的担忧很有道理，我向他提出了先支付费用的建议。如果样品不合适，我们会重新按照客户的要求再次进行样品寄送，并在首次交易中抵扣之前支付的样品费用。客户对小W的建议表示满意，并最终达成了交易。事实上，小W在这个过程中还有一个小策略。他没有主动提及运费问题，因此客户也支付了之前的运费。但如果客户提出了明确的运费问题，我建议双方各自承担一半。我相信客户也会理解并接受这个方案。
销售代表小W也曾经遭遇过一个颇为棘手的外贸客户。谈判中大部分细节都已敲定，只差样品了。在样品费和运费问题上，小W与客户产生了分歧。客户坚决拒绝支付样品费和运费，称其为公司原则，自己也束手无策。而小W则坚持按公司规定收取，否则将不得不自掏腰包。与这个客户打交道已有半年之久，他是个极为谨慎又固执的人，但实力和信誉都不容小觑。最终，小W写了一封较为详细的邮件，大意是：公司规定不由我做主。但鉴于我们长期合作以及我对您的信任，特此我方支付样品费。样品寄送的快递费用则请贵公司负担。这样，我们双方都做出了让步，期待达成双赢。行业内交流甚密，不值得因为这一点费用而影响彼此形象。虽然按到付的话客户也不得不支付，但这样处理会很麻烦。因此，我们选择依靠信誉来维系合作。客户最终也爽快地答应了，成功支付了样品费。
在涉及费用方面，不仅要与客户沟通，还需要与公司老板交流。必要时，你可能需要说服老板做出让步。这样，你就能更好地掌握局势。对老板而言，他追求利润最大化是理所当然的。但他不一定比你更了解你与客户的互动和进程。然而，他的决定可能会对你的业务成功与否产生重大影响。因此，与老板的沟通就显得尤为重要。当然，这里所说的重要性不仅限于样品费用这一件事情。