这样回复询盘,外贸业务量能翻倍

对于大多数外贸人来说,如何回复外贸询盘是一门深奥的学问。如果掌握得当,就能轻松地赢得客户。但对于一些不太了解的外贸从业者来说,这可能是一项相当困难的任务。针对这一情况,下面我们将分享关于如何回复外贸询盘的五个步骤。按照这五个步骤进行外贸询盘的回复,您的外贸业务量可能会翻倍!

1. 判断询盘

在收到询盘后,我们首先要做的不是急着回复,而是要先对询盘进行评估。我们需要判断该询盘是否为垃圾询盘,以及是否涉及到我们自己的产品。如果是垃圾询盘,对于外贸新手而言,可以将其视为提升英文写作水平的练习机会,但不应抱有太大的期望。如果是真实的外贸询盘,我们接下来需要对询盘的内容进行进一步评估。

2. 分析询盘内容

收到询盘时,我们需要判断外贸客户是否有真实的订单、外贸订单的规模大小、需求的紧迫程度等。这些可以通过询盘的内容或几次沟通来判断。主要从以下几个方面来进行评估:

1. 邮件标题:可以体现出买家的细心和礼貌,也可以看出询盘是群发还是针对单一客户的。

2. 产品名称:如果提及了具体的产品型号、功能、技术参数、颜色、包装等细节,表明客户非常有诚意。

3. 订单数量:如果询问了最小订单量和价格等问题,通常表明客户的初始订单量可能不大,但需求已经明确。


4. 产品认证:外贸客户对产品认证非常关注,询问是否通过了特定的认证,表明客户可能是通过超市或其他渠道进行采购,订单量可能较大。

5. 关键部件或功能:表明外贸客户具有明确的需求,只是在寻找一个合适的供应商。

6. 交货时间:如果外贸客户明确询问交货时间和付款方式,可能表明他们已经有了实际订单,并且可能有一定的紧急性。

3. 分析外贸客户的类型

1. 明确目标型

这类客户通常是真正有需求的外贸客户,可以通过他们询问的具体内容来判断。如果询问比较具体,如产品款式、颜色、功能、包装、认证、特定参数、交货期、订单数量等,说明这类客户的诚意较高。我们可以通过类似于优贸网B2B3.COM的海关数据来查看外贸客户的历史记录,从而快速了解客户的背景。

2. 潜在客户型

这类外贸客户可能已经有了供应商,但希望再增加一些供应商。或者,他们与原供应商的合作并不愉快,想要换一个供应商。他们可能是从其他市场进口商品,听说中国的商品性价比较高。因此,发出询盘来了解商品的价格等情况。有些外贸客户可能暂时没有订单,但希望了解市场情况,以备不时之需。还有一些外贸客户可能是本国的大型销售商,需要在中国找到一个优秀的OEM工厂来进行贴牌生产,因此发出询盘来了解情况。还有一些外贸经销商可能涉及的产品种类比较广泛,对哪些产品赚钱就了解哪些产品,因此发出询盘来收集他们想要的产品。

3. 无明确目标型

有些外贸采购商刚刚进入行业,不知道哪些中国产品适合他们,因此发出广泛的询盘来收集信息,通常只是想了解产品的价格或获取产品的图片等。

4. 垃圾型

有些外贸客户并不真正想做生意,而只是想要得到一两个免费样品。还有一些是以询盘之名来骗取您的信息,实际上并不打算做生意。还有一些外贸询盘是将您引导到某个网站上以获取您的账户信息等。

4. 回复外贸询盘的几个原则

回复外贸客户的询盘时,在文字的表达上要坚持以下几个原则:

1. Courtesy 礼貌

2. Consideration 体谅

3. Completeness 完整

4. Clarity 清晰

5. Conciseness 简洁

6. Concreteness 具体


5. 回复询盘的技巧

回复外贸客户的询盘时需要根据不同的情况进行差异化的回复。以下是针对不同外贸客户的回复的方法:

1. 客户回复说以后联系

通过新产品介绍或新报价方式持续保持联系。即使暂时不需要产品,留下良好印象,未来仍有合作可能性。利用邮件、电话或社交媒体等多种方式保持沟通,让外贸客户记住您的存在,并了解公司的最新动态和产品优势。这种持续的关系建立可以增加未来合作的机会。即使目前没有需求,以后,外贸客户也会在需要时优先考虑与您合作。

2. 外贸客户暂时不需要产品,但询问其他产品或详细问题

根据公司情况回复,提供建议和信息。即便未成交,也可建立友好关系,因产品相关问题交流,蕴含商机。在回复中展示专业知识和服务态度,尽可能详细地解答外贸客户的问题,并提供个性化建议,以显示公司对外贸客户的重视和专业素养。这样的专业回复可以增强外贸客户对公司的信任感,为未来的合作奠定基础。

3. 客户想刺探商业情报

根据公司关系和产品推广情况谨慎回复。这时,你可以做的是展示公司实力,但保护客户隐私。在回复中尽量不透露敏感信息,避免泄露公司机密或客户隐私。如果外贸客户是老客户或有潜在合作机会,可以适当介绍一些信息,但需要在保护客户隐私的前提下进行。同时,要站在客户的角度思考,了解其真正的需求和目的,以便做出合适的回应。在处理敏感询问时,谨慎、周到的态度可以有效地维护外贸客户关系,避免不必要的风险。


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